Oleh: Wahyu Hariyanto, M.M.

Teknologi mampu mempercepat pekerjaan manusia, tetapi ketepatan informasi tetap membutuhkan tanggung jawab dan integritas.

Arsip sering kali dianggap sebagai dokumen administratif yang hanya dibutuhkan ketika seseorang mencari surat atau bukti tertentu. Padahal, arsip menyimpan jejak keputusan, perjalanan lembaga, dan informasi penting yang menjadi dasar pertanggungjawaban. Karena itu, pengelolaan arsip tidak cukup hanya dengan menyimpan dokumen, tetapi juga memastikan informasi di dalamnya mudah ditemukan dan dipahami.

Salah satu unsur penting dalam pengelolaan arsip elektronik adalah metadata, yaitu informasi yang menjelaskan identitas dan konteks dokumen, seperti nomor surat, tanggal, pencipta arsip, dan uraian isi. Sayangnya, pengisian metadata secara manual membutuhkan waktu dan berpotensi menimbulkan ketidakkonsistenan. Di tengah meningkatnya volume dokumen digital, kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI) mulai menawarkan alternatif untuk mengatasi persoalan tersebut.

Penelitian mengenai integrasi AI dalam aplikasi Smart-ERMS menunjukkan bahwa teknologi ini berpotensi mempercepat pekerjaan kearsipan tanpa mengabaikan kualitas informasi.

AI dan perubahan cara kerja arsiparis

Penelitian terhadap 100 dokumen arsip dinamis berupa surat resmi membandingkan pengisian metadata secara manual oleh tiga arsiparis berpengalaman dengan ekstraksi otomatis menggunakan AI. Hasilnya menunjukkan bahwa pengisian metadata secara manual membutuhkan rata-rata 180,93 detik per dokumen. Sementara itu, AI hanya membutuhkan 26,75 detik. Artinya, proses otomatis hampir 6,8 kali lebih cepat, dengan penghematan waktu sekitar 85 persen.

Efisiensi tersebut bukan sekadar persoalan kecepatan. Waktu yang sebelumnya digunakan untuk pekerjaan administratif berulang dapat dialihkan untuk kegiatan yang membutuhkan keahlian profesional, seperti memeriksa keakuratan dokumen, menjaga konteks arsip, dan memastikan informasi dikelola sesuai standar.

Penelitian ini juga menilai kualitas metadata melalui blind review oleh tiga arsiparis independen. Hasilnya, sekitar 63 persen metadata yang dihasilkan AI dinilai lebih baik daripada metadata manual, terutama dalam konsistensi elemen wajib dan kelengkapan uraian. Meskipun demikian, AI masih dapat melakukan kesalahan, misalnya dalam membaca tanggal ketika sebuah surat memuat beberapa tanggal atau ketika kualitas dokumen hasil pemindaian kurang baik.

Temuan tersebut menunjukkan bahwa AI menjanjikan efisiensi, tetapi bukan berarti dapat bekerja tanpa pengawasan. Penelitian ini pun terbatas pada dokumen surat resmi, sehingga hasilnya belum tentu berlaku sama pada semua jenis arsip.

Amanah dan tabayyun dalam teknologi

Pemanfaatan AI dalam pengelolaan arsip dapat dipahami melalui nilai amanah dalam Islam. Surah An-Nisa ayat 58 menegaskan pentingnya menyampaikan amanat kepada yang berhak dan menetapkan keputusan secara adil. Dalam konteks kearsipan, nilai ini mengingatkan bahwa dokumen harus dikelola secara bertanggung jawab, dijaga keutuhannya, dan disajikan dengan informasi yang tepat.

Metadata yang keliru dapat membuat arsip sulit ditemukan atau menyebabkan informasi dipahami secara tidak tepat. Karena itu, penggunaan teknologi harus tetap berpijak pada tanggung jawab moral. Kecepatan pengolahan tidak boleh menjadi alasan untuk mengabaikan ketelitian.

Nilai lain yang relevan adalah tabayyun, sebagaimana terkandung dalam Surah Al-Hujurat ayat 6, yang mengajarkan pentingnya memeriksa kebenaran informasi. Prinsip ini sejalan dengan mekanisme verifikasi hasil AI sebelum metadata disimpan dalam sistem. Hasil yang dibuat mesin tidak semestinya langsung dianggap benar hanya karena terlihat rapi dan diproses dengan cepat.

Dalam praktiknya, AI dapat bertindak sebagai alat bantu, sedangkan arsiparis tetap melakukan pemeriksaan dan koreksi. Kolaborasi ini menempatkan manusia sebagai pengendali mutu sekaligus pihak yang bertanggung jawab atas keandalan informasi.

Teknologi yang bertanggung jawab

Integrasi AI melalui Smart-ERMS memberikan gambaran bahwa transformasi digital kearsipan tidak harus menghilangkan peran manusia. Sebaliknya, teknologi dapat membantu arsiparis bekerja lebih efektif, asalkan didukung standar yang jelas, evaluasi berkala, dan perlindungan terhadap informasi sensitif.

Pada akhirnya, keberhasilan teknologi tidak hanya ditentukan oleh seberapa cepat sistem bekerja, tetapi juga oleh seberapa dapat dipercaya hasilnya. Dalam perspektif Islam, inovasi yang bernilai bukan sekadar menghasilkan efisiensi, melainkan juga menjaga amanah dan mengutamakan ketelitian.

AI dapat mempercepat pengelolaan arsip, tetapi tanggung jawab menjaga kebenaran informasi tetap berada pada manusia. Sebab, arsip bukan hanya kumpulan dokumen masa lalu, melainkan bagian dari ingatan dan pertanggungjawaban sebuah lembaga.